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三招十八式之十五昭君出塞 ——思维导图中使用多媒体文件

  转自: http://www.21manager.com/dispbbs.asp?n=161,72362,0,0,0,,0,0   作者:eyong         不好意思,今天才发出错。因为文字太大,超过文章限制,所有出现空白。我把后面的部分去掉了。后面的附件是完全版。   继续转载三招十八式系列,这个系列都是讲思维导图的各种应用技巧。为了让大家知道具体是什么,我把文字版放在下面,看完后,觉得有用,请下载完全版,后面的附件就是。   思维导图三招十八式之第二招第三式  昭君出塞   在刚介绍完视频在电子版思维导图的应用基础上,继续说明音频在思维导图上的应用,从通常的意义上说,不用我多说什么,几乎人人都可以想象得出会有什么样的文章好做。我想先不忙于展开,还是先把我们在前面“信传烽火”一篇中的几种技术手段给复习一下,以免有的朋友没看前面,就有些不明白视频音频在思维导图上怎么实现的。   一、MindMapper中的链接法:   二 、Mindmanager中的链接法:   三、MindMapper中的内嵌法:   四 、Mindmanager中的内嵌法:(6。0版有效)         五、MindMapper中的剪辑法:   几乎每个人都可以看得出来,使用剪辑法运用音频或视频材料是学英语或语言的一种好办法,可以分得很细,也可以听到耳熟能说、耳熟生厌,比复读机的效果还要好!   但这种功能不说也罢,学英语实在是中国人的一件悲哀事,学过的人以亿计,学成的总数不少,总比例不高!越是这样,还越发是有人要学。就思维导图来说吧,会点英语真的有好处,什么时候咱们国人在思维导图的理论功底和应用水平领先于世界水平就好了,不象现在,正儿八经地找思维导图的教科书、参考资料、讲座素材之类的,太少了!   在“信传烽火”一篇中,思维导图使用音视频的有关技巧,我是把音频、视频混在一起谈的,于是就基本可以有这么一个推论,在上一篇“蒂熟落瓜”中介绍到的视频应用,对于音频可以类推。同类项的归纳,用不着过多地去讲,我们这一篇要讲的重点是求异存同,音频与视频不同地方,也就是它应用空间最广阔的地方。这也是为什么第二招三式之间既相互独立又相互关联的原因,我认为对我们开拓对思维导图的认识很有好处!   为了便于理解,我想还是先归纳一下音频材料的特点,在这里,重点分析音频与视频的不同。   最最关键的一条:   如果把人比作一部机器的话,语音是作为输出效率最高的一种方式,作为输入则不一定,但依然是人们习惯的、有效的一种输入方式。   没人来总结这玩意,只好我来总结了。我希望这是音视频在导图中结合应用的基础。   说到这里算是切入到怎么在思维导图中使用好音频材料这个正题。应该说这部分的内容对于用好思维导图是非常重要的,因此我不打算把它只作概念化的描述。我想用一种案例解析、与视频应用作同期对比、还有循序渐进的方式来展开我们的探索,换句话说,可以用“抖包袱”来形容我们的介绍过程。   这是一个音频用于思维导图的典型应用,这份纪要可以发给与会甚至未与会的当事人。   中心主题边的回形针表示的是会议全程录音,会后很少会有人再完整地去再听,只不过是备查用的。各分枝上回形针表示的录音剪辑就不一样了,可能会有人根据与自己相关程度认真研究。这些剪辑,长的一两分钟,短的可能只有十几秒。作为老板秘书,没必要把会议全程用文字记录、整理并打字,给各部门经理的会议纪要完全而且原汁原味,重要的是,大家只要花几分钟就可把与自己相关的内容回顾一遍,而且,规范、清晰、整体感强。   案例1表明了这么一个问题,与视频材料在思维导图中的应用相比,音频材料更多地是单一材料的“剪辑”,而视频材料在导图的应用中是围绕一个特别的主题在多个材料中进行“萃取”,会议纪要具有典型的这种特征。我们可以很方便地对某次会议进行全程录音,从资料的完整性来讲这份原始的录音已经足够,但在使用的时候,由于录音材料是线性的,可能很长,不便于回顾与使用,用导图给它做一个索引,就把线性的东西“平面”地展开了,除了起到分清主次的功能外,也能起到有针对性的“检索”的作用。   回顾一下视频材料在导图中的应用,它是用导图的形式在多个材料的基础上构造一个新的完整系统,它的每一组份都应是可以反复阅读的精华。而音频的使用是择出可能用得着的片断,主要作用更多的是备查。   我虚拟了这么一个讲座,如果我把这个讲座描述完整而又细节俱到的话,这会是一幅巨大的导图,或者要把它切割成好多个关联的思维导图。而在我使用了音频材料后,情况就不一样了,一个导图可以清晰地表现出这个讲座的结构与全貌,细节呢?可以放到附加在各个分枝的音频上。   在案例2中,我只给出了一个听完讲座后的半成品导图记录,之所以说它是半成品,是因为我只在中心主题下给了一个全程的录音,而在分枝上还没有做,那么接下来该怎么做呢?   1、使用音频于导图,图的是快、方便、结构清晰,尽量少用或不用修饰,但如果用图形能更直观表示的话,不妨加入一些图形或色彩,这些图或色彩、标记不是修饰用的,而是功能性的。   2、不是每个分枝都要附加音频剪辑的,图上的分枝是老师讲的主要结构,保持着原有的结构风貌,但从为我所用的角度,应大致有个分析,已经明白的或在参考书中讲述更细的就不用音频剪辑了,不感兴趣或不可能用上的部分看人,有人会干脆不关心,有人存目,有人会保存内容备查。   3、对感兴趣的部分,有两种方式处理,一是把讲座中相关的部分剪辑出来,附加或链接在分枝上,这和例1中介绍的类似。   4、另一种方式,是凭笔记、记忆和自己的理解,用自己的语言把相关内容录音出来,这是音频胜出视频的关键,后面我们还会再讲。   5、如果有其它参考资料的话,就相关分枝做综合的描述并录音,附加或链接在分枝上,至少,把资料的来源、名称、应用以及需要求证或落实的问题用语音给录下来,附加在分枝上。   工作中,常需要传阅一些文件,这又是导图的一种应用了,也不知现在的一些文件是怎么写的,套话和水份太多,但有些工作确实是通过文件形式来布置的,我就做了这么一种导图,看文件不用看全了,把要点读一遍,录音,备查,文件就可以下传了。   案例3与前面的例子又有些不一样了,没有现成的音频材料,通常是纸介质文本,虽然说可以通过扫描等方式制成电子文件,但我觉得做成带录音的有重点的电子导图形式会更有效率一些。   正式文件有它自身的特点,比如说套话比较多,从另一个角度看就是它的有用部分和重点部分很容易分辨出来,正式文件往往比较格式化,结构分明,措词也比较考究,有些话外音还真得认真琢磨,这就注定了其中重点部分忠实于原文件有一定的好处。而有针对性地“读”出部分原文,放在结构化的导图中,对后面执行和参照文件会有很多好处。   随时通过“读”或“说”来自己制作音频材料放进导图是思维导图推广应用的一个重点,也是计算机普及以及MP3之类的流行后可能有的一项拓展。我个人的经验,随身带上一个MP3是非常管用的,别人常用的听歌、欣赏音乐、或学习外语之类的我很少用,但每每有什么想法,或者读到什么有用的东西,可以用来随时录音,多为不超过三分钟的小段,然后再放到思维导图上进行分析整理 ,就有一个难以言齿的不足,得要有合适的环境,否则会让人看上去神经兮兮的。   上面这个图看上去有点复杂,但也无需我多做解释,这个就是Mindmanager 的各种命令的导图展开形式,为避免把图做得太大,我有意折叠收起了大部分一级分枝。   现代人生活很累的,有那么多的应用软件要去学去用,好象还不乏如我这样的乐此不疲的家伙。应用软件嘛,学起来倒不太费劲,抱着玩的心态去摸索就是了,其实会用某个应用软件并不比会玩一种电子游戏复杂。不过我碰到很多回,有的软件似乎会用了,但如果用得不多的话,隔段时间就会很生疏,更有甚者是,有的软件自认为用得很熟了,其实它的大多数功能还根本就不知道。   用导图可以很方便地把各种命令整合到一张图上,结构和名称完全可以照抄照搬,根本不用动脑筋,结合截图软件的文字辨识功能,我甚至不用或少用打字的辛苦。但在手绘导图时代,这种方法有些不灵,用文字对命令作解释那叫个费劲啊,可以想象得到的,做出的导图肯定也是大得惊人,以至于只好放弃。   现在呢,我做出这么一种例图,当然它还是半成品,并不完整。我说的是要把我们还不懂的加上自己的说明,当然不是文字的,而是语音的。应用软件有很多是相通的,明白的就不用注释了,不明白的,有时得翻翻词典、查查使用帮助什么的,然后用自己的话把它说出来,录上音,附在命令分枝上面,复杂些的可以说明这个命令是做什么用的,中文名应该是什么,有哪些功能,可以达到什么效果,必要时可以放个示例附加或链接在上面。   事实上,如果做过这个带录音的导图,几乎大多数命令就从此理解会使用了,个别记不住的,听听自己“研究”时的语音,也会很快明白。   学习应用软件单用这种方法当然还不够,但这是基础。我个人认为很有效率的基础。我能对思维导图软件说上这么多,和我这种“研究”的方式不无关系。之所以说不够,是从用好应用软件的角度说的,也可以使用导图来帮助,而且更灵活更有效,不象学命令这样呆板。只是这得因软件而异,因功能而异,我这里就不做例图了,我只把要点说明一下,当然这只是我个人的经验,朋友们别太当真,仅供参考啊!   1、多读一些源自不同来路的作品,比如要学PowerPoint,就多找些PPT作品,网络上找上百件不是难事,不要求每件都读懂,甚至大多内容读不懂都没关系,要的是建立一个全面的印象。   2、选出一些你认为好的作品,如果认为难以取舍,我告诉你一个笨办法,选名家的,或名企的,也就是说有名有姓有来头的通常质量要高一些,至少是规范一些。在你的选择里尽量去掉同质化或同类型的。   3、模仿这些精品,做“工匠”而不做“思想家”,简单地模仿,甚至不要在打字上花太多精力,从无到有地做出你模仿的样板,简单说,如同习字时的临贴,你会碰到问题的,有问题不可怕,想、查、试、问四个字就是解决方案,明白了就用导图把过程记下来,多用语音,少用文字。   4、整理、补充、归纳,有目的地学习一些书籍或材料,对已不成问题的记录进行删除,你用的那个或那些变化的导图就代表着你的进步。   做过程序员的朋友大概深有体会,程序好写不好读,读自己的程序可能还好,读别人编的程序无异于读天书,有时恨不得自己重写程序。程序在关键处是要有说明的,有的公司要求程序员全程说明,说明写起来和编程本身有得一比。   人不是机器,人和机器有着很多本质的区别。计算机语言的发展透着人和机器共享同一种语言的愿望,可惜很长时间内这个问题难以解决,所谓的高级语言也只是软件专家们用起来更方便点而且已,而语音识别要为计算机全面使用也还得有相当的过程。   我没编过程序,但没下过鸡蛋不等于不知道鸡蛋的味道。用文字说明程序真的费力不讨好,做到什么度上也因为工作量太大而大打折扣。上例导图的好处我就不多说了,就两条:用语音工作量可能减少三分之二,详尽程度至少增加一倍。   有另一个问题,就是在导图中对语音说明的要求,不一定要每个语句都要说明,但核心语句的说明要与最小模块的说明一致吻合。小模块的说明又得开成完整系统,支撑上属模块的说明。另外、接口关系和有关协议是另一个问题,目前多数是以别的技术文件规定的,怎么结合到这个导图中,我没主意,我说过,我没编过程,没这方面经验,只能就导图的应用提出些许参考意见。   这里有一点不同,导图中携带或链接的不只是一个语音文件,特别是在最后分枝上,我们语句编号来命名要枝的名称,这样可以避免分枝语句过长,导图因此难看,同时又要把语句给挂上以供阅读时参考,当然这个语句或模块可以写在注释里,现在的问题是,如果我有了各语句的文本,能不能就可以通过一个命令形成分模块或整个软件的文本呢?目前没有哪款导图软件能做到,我想将来会有这个功能的。为什么?软件的调试和修改是常事,如果只修改最小分枝就有了整体的总合,那就是方便和效率。其实在这点上人和机器又有相通之处,局部的调整变化对整体、系统是有影响的。   再说一个应用案例吧,我就省点劲不用导图来表现了。案例6:外文资料的翻译。   我想象我这样学习外语多年仍只有半瓶水的朋友不在少数,如此之流真的去把外文资料翻译成成品的机会不是太多,但用外语的机会还是有的,比如软件使用、外文网页的浏览、下载外文资料的参考与学习等。偏偏我们有一种错误观念,不把文章或资料逐字逐句翻译(其实是用中文记录下来)出来不算是弄懂了,这当中有时也是透着无奈,句子都读不下来,哪敢说能读懂段落可文章呢?   其实未必就是这么回事,一段文字中关键的也就一两句,该查词典的时候还是要查的,但不是每个不认识的单词都值得查,不是每个句子都得弄懂,甚至不是每句话都值得一读,不求甚解,但知大意的这种方法值得一试的,至少只为我们自己阅读外文资料的时候。   我们可以如程序说明例子一样建立一个导图,按资料原有结构编号作为各级导图分枝,不过可以更粗些,在这个导图基础上开始我们的翻译或阅读。   首先为每一段找个主题词,最好用外文的,想不出来就在段落中找一个,找不到就用中文归纳一个。   把各段主题词与章节名称对比,再分析下篇章结构,调整局部导图的结构,找找篇章的重点,对重点和关注的句子再阅读。   该查词典的时候还是要查的,查几个必要查的生词。   用中文归纳篇章的大意,用录音的方式记录下来。   逐层向上,不断地找重点、局部细读、归纳大意,加上系统性地整体分析调整,把所得说出来。   如果资料值得再读的话,看看自己完成的导图,听一听重点分枝的归纳录音,再读,会感觉这篇外文资料不是原来想象的那么难!   现在你对语音用于导图有个基本概念了?是不是也给我举几个应用的例子呢?   我要讲的内容还没完,不知道你还愿意不愿意听。   在视频应用中,我介绍过“结构单元化”,这个好理解,在这一节中有个与之对应的“单元结构化”,有些不同,不是我故弄玄虚!   “结构单元化”,是基于视频材料不太好自己做,但要把导图做成经典,萃取能找到的素材,在90分钟总的时间框架内构筑一个结构化的整体,结构单元的时间长短相对自由。   “单元结构化”,是基于音频材料个人很方便做的前提,立足于把每个单元的音频做成导图的延伸和补充,谁都能说话,但要把话说好首要的要求是有条理,而且单元内能有效地控制录音的长短,至于导图携带音频的总时间,我认为并不重要,因为有很多分枝只是用来备查,并不需要重听,至少不需要反复重听。   我的感觉,能在1分钟、3分钟、5分钟三个时间段内把话说清楚、说充分的人,说什么内容都没什么问题。   你研究过吗?我研究过,真不知道我研究这些干什么,原本是想用来写“时间训练”系列的,没想到先被用在了这里。   1分钟时间内,如果是照材料念,可以读450个字左右,如果是脱稿自由发言,大约是350个字左右,这当然因人而异,不过概数如此。   书面材料大约一句有14个字,口头表达会少一些,大约是9。5个字,这又是一个因人而异的问题,而且与情景有关,我们姑且信之?   也就是说,一分钟以内,我们可以说30至36句话。   开始有点明白我这“单元结构化”的意思了?   从数学意义上讲,35和36两个数可以整除1至7,你想到了什么?   在《麦肯锡方法》一书中,有这样的描述:“一份令人满意的麦肯锡问题清单所包含的最顶层的一级内容不会少于两个,也不会多于五个,当然,最好是三个。”另一本名著《金字塔原理》也有类似的表述。   如果一个问题分三个方面来说明,每个方面又分三个部分,每部分用四句话来表达,3 X 3 X 4 = 36,这36句话正好是一分钟所能表达的内容。   这种金字塔式结构思维的三三制应该成为我们考虑问题的一种习惯,而在实际应用中,我们则不得不考虑它的各种变化而灵活运用。变化是定式的基础上才能站住脚,那么我们就在这里分析一下几种基本的定式吧。   结构化的三三分解要考虑到关联和总成,也就是说,我们刚举例的三三分解,分给每个部分的只能有三句话,三层次的三分用掉27句话,其余的,要留给开头、转折和归纳小结。   如果话题分成了四个分枝,就有必要缩减一个层次了,这时对每一个分枝可以有更多的表述,但要坚持用四句话把每个分枝说清楚。概括和解释会让你把每个分枝的陈述表达清晰。同样,为开头、转折和归纳小结留出空间。   五个分枝的时候,没有了分枝作解释的余地,一句话概括显得非常重要,三四句话把一个分枝说清楚是基本功,分枝一多,开头就直入主题,可以没有多余的话,而归纳小结的份量应该加重,占全部内容的三分之一篇幅绝对不会过份。   六个以上的分枝,结构形式又得作适当调整与改变,可以从对比或主次等关系上分成两类,我这里有意做成了一个不对称结构,开头一两句说明结构形式会对理解有好处,而分枝越多,归纳小结就越重要。   七个以上的平行分枝结构最好是慎用,按下图方式作的陈述,可能自己听了都会觉得累,要一分钟内理解或记住很费劲的。这不是结构化,而是罗列,非要用的话,用导图来表达。   如果要对上面的各项图示作一个归纳小结的话,我们是不是可以这么说:   1、把问题分分类,尽可能地结构化,通过结构化表现完整;2、用三句或四句话把话题的一个方面表达清楚是一项基本功;3、如果胸中有个导图的影子,说话可能会更有效;4、话说多了,要有概括;分枝多了,要说明结构;归纳小结是不可少的,再有余地的话,可作适当解释。   在《麦肯锡方法》一书中,提到过电梯测验的概念,和这有异曲同工之妙。“坐电梯大约需要30秒钟的时间,在这么短的时间里,你可以告诉首席执行官你的解决方案吗?你能不能把6个月的工作浓缩到30秒呢?……如果你有很多建议,就盯住最重要的三个建议——具有最大赢利的内容。”   《麦肯锡方法》一书没有告诉我们怎么去完成电梯测验的技巧,而《金字塔原理》是以间接的方式告诉我们如何去组织思想:结构化和条理化。   不要去为30秒或一分钟去争辩什么,它们的实质是相通的,因为思维导图,我们可以把电梯测验表达得比较形象化,但我们不仅仅是解答电梯测验的问题,所谓“单元结构化”,我们需要的是在没有导图形式的情况下,我们同样要具备导图的思维,把这种结构化、放射性用在语音输出和记录中,再打包放进思维导图里,成为思维导图的延伸和补充。   为什么我把重点放在一分钟?我想这首先和我们的思维特点有关,一般来讲,一分钟之内专注于某个主题滔滔不绝地讲上一段,我们大概都有这个能力。所谓的“吹牛不用打草稿”应该调侃的就是这种能力。   如果说我们稍加注意,我们就完全可以把一分钟讲话做到逻辑清晰、结构分明,退一步讲,如果我们花十秒钟左右画一个两三个层次的思维导图,作一次一分钟的发言,要组织的已不是思想、而是语言了。   换句话说,一分钟发言的范围内,思想和语言是很容易同步组织的,而超过了这个范围,就需要刻意加以训练,形成一种能力。把普通的说话变成简单思维导图的练习,把语音记录作为思维导图的补充也就成了一种可能。   让我们再次关注一下语言的特点,语言是人们表达自己思维最方便最习惯的方式,从记录的效率来讲它不如文字,但从普通人的思维输出来说,无疑它是最有效率的。   就一般人而言,语言表达的最大问题是结构松散,有时甚至会出现不着边际的跑题现象。大多数人都要么不知怎么说,要么说起来没有时间概念。   其实结构化的问题容易解决,特别是当你有了导图的基本要领的话,一分钟发言实际就是一个简单导图的展开。而结构化的语言记录下来,作为导图的延伸和补充是很自然顺理成章的事了,这样制作导图,应该效率也会更高一些。   做任何事,做得好是一种追求,做得快也是一种追求,如果能够又快又好呢?这时我们要看结合得好不好!   认真分析一下思维导图,其实也有它自身的不足,在这里我们重点说两个方面:   1、思维导图不宜做得层级太多,否则就会有太花哨引起图面的混乱,虽然波音公司的十几米长设计导图被人传为佳话,但实际这样的用例是不多的,这一点在电子导图上表现尤其明显,过多的层级和分枝会使导图图面失衡,这样的例子我们在思维导图版上也没少见,很多读书的导图就有这样的问题。   2、思维导图讲究词语与句子的提炼,这无可非议,在顶层分枝结构上由于系统的完整也不会有太多的问题,但在细节的描述和底层分枝的展开上,用语简洁会带来理解和交流上的困难。有人说思维导图是画给自己看的作品,这话有一定道理,因为用语简洁,容易产生理解上的模糊和别解,即使是自己读,我也有过要回想好长时间的经历,如果用长句子或多层次表达,图面会照样庞大难堪。   用语音来延伸和补充思维导图正好可以弥补导图的这两点不足,而且,方便,快捷,有效。   至于由于语音文件的加盟,造成导图文件块头变大的问题,我想不用太担心,一般说来,一个比较清晰的MP3语音文件,大约每秒占用1K,也就是说,如果我导图用了总共一个小时的累积语音文件,大概也就是3。6M,这个数无论是电脑上还是网络上都可以被接受的。   倒是有另一个问题,在单元结构化的时候别忘记了结构单元化,让人在一个小时的录音中去寻找信息上难以接受的,结构再好也不行。最好的办法是每个录音的长度不超过一分钟,作为记录或解释可以适当加长,但也不应超过三分钟,最多不超过五分钟。   我想这应该作为导图应用录音文件的一个基本准则!   在一分钟表达的基础上,三分钟或五分钟表达没有进一步的技巧可言,大致也就是在原有的思维结构框架上增加一个层次的问题,当然,变化会增加很多,这个需要个人灵活掌握,我且说几句题外话?   三分钟可以说出或读出1200字,五分钟可以说出或读出2000字,什么概念?基本可以成文了,这么好的事,为什么不多加练习?试着用这种结构方式来“说”文章,然后边听边打字边修改,十五分钟内整出一篇象样的文章真的不是难事,试试?   最简单直接莫过于网上发贴了,我们有太多的潜水员,其实发言有那么困难吗?   如果你嫌打字太费事,不妨发几个带一分钟语音的导图上来,至少,我们思维导图版上是可以接收的,也给大家伙瞧瞧,就像人家麦肯锡那样另类地牛一下:我们这里的交流方式!!!   一分钟也好,三分钟或五分钟也好,我们在说语言表达的时候实际没有离开思维,也没有离开导图,至多是把这个思维广义化了。这实际上是一种综合的能力,放射性思维,我的理解是从一个核心往开处去想,而且是逐步逐步有条理地展开,思想是过程,可以精巧全面,这适合于导图的核心部分。而表达是思维的表现形式,从小核心往开处去说,表达要借助即兴发挥,有时间效率要求,有细枝末节,这适合于底层结构。不同的地方在于,重新温故导图,可以在一览全局时只窥一管,专注于一个分枝,而听语音补充时得照单全收。得到快的未必用得快,用得好的未必得的快,这是矛盾。

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