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100天行动之办公桌-效率提升从整理办公桌开始

在昨天的文章中提到,生活小习惯,还要继续,今天就继续发起一个新100天行动,这个行动是从《丰田高效工作法》得到的规则和创意,原书中的方法更适合企业,特别是对制造型企业效率会更,书中的理论可以简化一下用个人管理上,从清理办公桌开始。

一个整洁的办公桌,对你的效率有直接的影响,今天文章后面留有作业,欢迎有兴趣的读者参加,并坚持100天。

你的办公桌周围是不是呈现这样的状态?

  • 找要用到的资料耗时超过10秒
  • 有的工具超过一周没用
  • 没法立刻回答抽屉最深处藏的是什么?
  • 办公桌上放着超过一个月都没碰过的文件

只要被以上的4个问题“戳中”一次,就证明你的工作中存在浪费,可以开始整理了。

先从清理办公桌开始,达到的标准。取出文件要在10秒以内才能叫合格。

基本规则:

  • 不把今天不用的物品往桌子上放。
  • 长期不碰的文件扔了基本上也不会有问题。
  • 别保留,以后有可能会用得到的文件。

整理=分清哪些物品有用、哪些物品没用,扔掉没用的。

摆放整齐其量只能算是整列,不是整理。

物品的处理规律:

  • 过期就扔。
  • 以后可能会用到,是万恶之源。需要做到,不用的物品立刻处理。

对于物品必须要有判断是否处理的标准。 当有标准的时候,处理物品才会快速,没有标准就会犹豫不决,处理失败。

首要处理是“地鼠”经常出没的地方,也就是从解决经常出现毛病的地方、问题最多的地方开始着手。

给“以后会用到”加个期限

这句话是你不会整理的罪魁祸首,以一周或一个月为期限,保持物品总量不增。

不用的物品即刻处理:

必要的物品只留必要的量。

判断规则

准备一个专门收取各项文件的文件盘:

  • 没用的-立刻处理
  • 需要保存的-分类保存在大文件夹中。
  • 无法立刻着手做的-分类放入单页的文件夹中。超过期限就丢掉。

比如:

  1. 收到名片立刻处理-用APP扫描存档,找时间丢掉。
  2. 没用的邮件立刻删除
  3. 明确书籍的处理期限。

整顿=将必要的物品在必须的时间拿出必要的量

物品摆放规则

物品摆放的位置要做到不用让手臂伸直

  • 常用物品应放到伸手可得的地方
  • 取用物品的时候有没有给身体增加负担
  • 配置物品时考虑到使用频率、惯用手等因素,将会减少没有意义的动作。

具体标准

1、使用频率 决定物品的位置

2、以每天使用还是隔周使用为标准、改变物品放置的位置

  • 常用的物品放在办公桌的抽屉或者身边的柜子里
  • 一周、一个月用一个的放在稍远的柜子里
  • 一年用一次的就放到资料室或仓库之类的房间里。

3、文件以年度、月度为顺序排列,新的文件放到前面

4、将使用频率很低的物品拿去共享

5、物品固定位置,要让别人能在30秒内找出来

6、每个物品有固定的位置和地址,用后回归原处。

每天留出定期的清扫时间,下班前5分钟或工作结束后5分钟。

最后:

这是我平时的桌面,偶尔工作时会多个水杯、当天要看的书、纸笔和资料,因为不是每天要用的所以都不会放上书桌上。

作业:

在看完这篇文章72小时之后,用这篇文章提到的规则,处理一下你的家里(寝室)的桌面或办公室的桌面。

在开始之前,拍张照片。 然后在处理之后,再拍张照片。 每天拍照,坚持处理一周,每周做个总结,写下来。

当坚持1个月时候,看看这项小习惯的改变能对生活造成什么样的办法?

尝试一下你是否能按这个规则坚持100天?

欢迎给我定期反馈。


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评论:1

参与评论
  1. 回复 朱锦明 15/02/02

    “当坚持1个月时候,看看这项小习惯的改变能对生活造成什么样的办法?” “办法”是“变法”吗?

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