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水湄物语《30岁前的每一天》读书笔记-如何使用记事本(2)

前段时间比较忙把我的各种空闲时间都占用了不少,从今天开始告一段落,能恢复更新Blog。

继续分享这本书的笔记,水湄的这本书包括的方向比较多,但大都是以入门为主,今天主要分享一下笔记术的内容,实用性很强。别以为手机和电脑多少方便、灵便,但一旦出问题,比如没电、程序出错、死机,马上就打乱你的安排。最方便、可控、灵活的东西一直是纸和笔,各种限制最少,在我心目中最佳缘的时间管理工具一直是纸和笔。

再次重复,这个Blog上的所有文章都是为实用为主,觉得某篇文章对你有帮助,看完就要行动,别等别拖,从现在开始做。

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1.3 动手开始记录吧


Just do it ! 也许你还没有买好一本漂亮的喜欢的记事本,也许还没找到那支
最顺手的笔,也许你还没想清楚,到底要不要做改变。
没关系,把这些东西都抛到脑后,以后再想,让我们先行动起来,也许这些东西看到一半,你行动到一半,觉得并不适合自己, 那就扔掉它,但是现在,行动吧。
毕竟只有行动起来,才可能判断说有效没效,不是吗?

动手开始记录请做到以下四点:


1.3.1 随时把记事本带在身上:

很多刚开始做时间记录的时候,总会因为这样那样的问题,忘记带记事本。尤其是女生的包比较小,钥匙、手机、化妆品一放,哪里还有空间放记事本?有些男生习惯随身不带包,只在口袋里放钥匙和手机,记事本更是无容身之处。
没有记事本,如何使用记事本?随身带记事本,就是改变习惯的开始。从时间记录开始,到以后越来越进阶的“事先预习”和“每日反省”,都需要随时检查记事本,把每一点滴的进步和思想记录下来,以对抗大脑的“遗忘机制”和“短期记忆”。
所以,从现在起,就随身带上记事本吧,要做到,任何时候只要你想起来,就要能在3秒钟内找到它。 有些人早上出门如果忘记带手机了,会一天都心神不宁,坐立不安,把你的记事本也上升到如此的江湖地位吧!

1.3.2 每天记录时间

记事本计划最忌三天打鱼,两天晒网,每天记录是必须的。但是人生总有那么多这样那样的意外:小王说,今天一天都在跟老板应酬,哪有时间来翻开记事本。或者是小李说:上午开会,下午开会,中午吃饭,这又没什么好记录的。
其实时间就是在这样的“无所谓”中慢慢消耗掉了。
还记得连续原则吗?只有连续记录,才能消除原来习惯的不良惯性,因此从现在开始, 切记每天记录时间,如果不能做到一周连续7天记录时间,就不要进入下一个步骤。
必须是要“连续的”,如果时间记录在第3天中断了,那从必须从头开始计数,如果在第6天中断了,也必须从头开始计数。
新浪微博有个“连续*天沙发”的荣誉吗?连续5天发微博,才能赢得“5天沙发”荣誉勋章。给记事本计划定一个“7天荣誉勋章”吧。把“每天记录时间”这个习惯彻底地巩固下来,才能确保后面记事本的效用。

1.3.3 根据独立的事件来记录时间,而不是根据时间间隔来记录事件


有一些时间管理的书籍会要求“每隔一个小时记录时间开销”,其实这是比较违反工作规律的方法。有很多事件实际上是很难做到“完整时间”的。
例如,预计开会时间一个半小时,但实际上是一个小时四十三分钟。 开会之后做了会议记录,预计用时30分钟,实际27分钟就完成了。
这样的工作,最好就是按照:9:00- 10:43 工作会议 11:00 – 11:27 整理工作会议纪要。
因为时间记录的目标是为了今后做类似事件的对比,以便提高工作效率。如果没有整个事件的时间记录,就没有起点的标准,以后也很难做到提高。
但是如果整个事件的时间跨度太长,也可以稍做分割。

例如,一个延续了3个小时的培训,可以记录成:

9:00- 10:15 培训第一部分:如何高效工作
10:15 – 11:00 培训第二部分:如何利用时间管理表格提高效率
11:00 – 12:00 小组讨论,如何联系实际工作进行效率的改善
12:00 – – – – 终于结束了!

1.3.4 先记录占用大块时间的事件,再记录占用零碎时间的事件。

大部分人在刚开始记录的前3天,总是热情高涨,记录得非常详细,甚至可以每5分钟记录一次。3天之后,最初的冲动和新鲜感已经过去,日渐倦怠,突然有一天发现,咦,怎么我每天时间记录只写了4件事情啊?
还记的“循序渐进”原则吗?其实刚开始的时候,应该给自己提出比较低的要求,例如:先“记录消耗超过2小时的事件”,坚持3天后,再开始进入“记录消耗超过1小时的事件”记录一次。然后再过渡到“记录消耗30分钟的事件”。
记录的间隔最短最好不要超过30分钟。原因我们后面再讲。
看到上述3中举的例子,很多人会问,10:43分开完工作会议,11点开始整理工作会议纪要,那中间17分钟去哪里了?
时间记录只是为了后期的规划做一个基础,个人不建议要像记录狂一样精确到每分每秒。会议结束之后,正常人都要去个洗手间,或者跟与会人员闲聊几句,作为独立事件过渡到独立事件的调整。 原则上,只要这个调整时间不超过一定的标准,都是没关系的。
如果要采用一个标准的话,不要超过前后两个记录的事件占用时间的20%。 工作会议和整理会议记录总共时间为130分钟, 20%为26分钟,所以原则上,不超过26分钟的调整时间都是正常的,不必太在意,不要把自己变成一个时间控制狂。

1.3.5 记录时间的检查标准

时间记录看似简单,实际上实施起来并不是那么容易。因为这是改变习惯的第一步,也是“开始行动”的具体表示,你是否真正开始了通过记事本计划来改变你生活的历程,这是至关重要的一步。
越高的房子,需要越坚实的基础。越高大的树木,需要越细密繁杂根须,所有为了基础做的努力,都是为了今后会有更高的大楼和更繁茂的枝叶。
因此,对于你是否做到这一步,有一个检查的标准,请务必要达到这些标准。
对于动手记录时间这步,检查的标准就是:
1、是否随时能找到记事本
2、是否能每天记录
3、是否记录下每一个消耗时间超过30分钟的事件。
如果连续7天都做到以上3点都为“是”的话,就进入下一步吧。记得“连续原则”吧?也就是说,如果有任何一天的任何一点,你的答案为“否”的话,请继续巩固这一个步骤吧。“每天”的定义,必须是连续的7天,无论是因为休假,还是出差,都不能有所中断。
在这一个阶段,只要诚实地记录下每天发生的事件就可以了。只要做到检查的3个标准:1、每天带记事本 2、每天记录 3、记录下超过30分钟的事件 就可以了。通过记录,我们可能会发现有许多地方是浪费时间的,但是不用着急,改变是一步一步来的。


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