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时间管理之邮件处理(1)海量邮件处理

周末的时候永锡跟我通电话,在聊天时谈到一个有很意思的问题,怎样有效的处理大量的邮件?

永锡是在给联发科的培训中遇到这个问题,他们的员工平常主要用Email来沟通,每个人每天平均都要处理100、200封邮件,在这种情况如何进行任务管理。

思考两天之后,写一个系列的文章整理一下思路,第一篇:

1、企业团队邮件处理

记得以前专门看一本书是写如何处理海量邮件,这本书的名字叫《仓鼠革命》,美国第一资本金融公司的2000名员工采用本书提供的方法成功地使处理电子邮件的平均时间缩减了23%,同时改善了52%的邮件质量,这本书中提到职业人士平均每年要花上一个月的工作时间去处理电子邮件,以前外企或非常大的企业比较习惯用大量的邮件进行沟通,不过现在有IM类的软件,已经大幅减少了很多这方面的问题了。

分享下当时所做的读书笔记:

阅读时间:2008年7月22日 关键字:邮件处理

(1). 1-2-3 提问法减少电子邮件的数量

发送邮件之前,问一下:我的邮件——

1. 是否必要:忙碌的收件人在工作中是否真的需要这封邮件?
2. 是否合适:这封邮件是否合规、职业化、不得罪人?
3. 是否目标正确:

           少用回复所有人、群发名单/抄送、

            信息是否通过最佳渠道发给了正确的接收人?


(2) 通过A-B-C 法提高电子邮件的质量

标题明确:使用描述性的标题,主送 - 行动实施者,抄送 - 相关者,

使用题目分类提示 - 用行动、信息、要求、信息、确认、寄送 等分类,

努力把问候语控制在8个字以内

正文分为三部分:

行动:ActionSummary - 简明的写出需要采取的行动,关键点,时间要求,前因后果,明确无误
背景:Background - 简明的写明背景信息.

  • 长度控制在一屏以内
  • 突出重点
  • 写明附件目的,如果附件很长,写明重点在第几页,第几段

     结尾:Close - 结尾时注名,下一步行动或者提示,使用自动签名会让你更专业


(3). 辅导他人发给你更有行动价值的电子邮件。

找出给你发邮件最多的10个人,找出他们的一个优点,并给出一个好的建议。

(可以主动发起高效邮件处理的讨论和讲座,培养你的团队习惯,能大量节省时间)


(4). COTA 邮件分类法。

COTA工具, COTA是4个一级文件夹名字的缩写(Client, Output, Team, Admin)。

区分文件和资料文档,以及按此区分优先级
Clients 客户 - 内部、外部客户
Output 产出 - 产品和服务
Team 团队
Admin 管理 - 非核心工作任务

这本书中的四项建议,前三项都是我平时经常用的,能节省很多的时间和精力。第四项的分类法是因为习惯的不同而没有采用。

你有过这方面的问题吗,可以分享一下你的邮件处理办法。

今天周一,时间比较紧张,本来打算继续写下去,但时间超出了,会在下一篇文章会继续谈邮件处理技巧的,请耐心等待。

 


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