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《Google时代的工作方法》读书笔记(2)纸质文档与电子文档的选择

继续分享这本书的笔记,记得我在书评中说过的关于纸质与电子文档的选择吗?

我在这里并不是要告诉你,相对数字设备而言,纸质工具什么时候该用,什么时候不该用。那是只有你自己才能作出的决定。我在这里所说的主旨在于,在你作这些决定的时候,心中要记着相关信息的目标。针对需要处理的信息,你要确定什么时候最有可能用到,如何去使用,需要保存的期限是多长,以及你打算与谁共享。然后找出一套自己能够坚持执行的、合理方便的办法。

 

如何形成自己的组织方法,从而能为每一项任务找到合适的工具呢?一开始要对自己所使用的工具和方法加以客观的评估。先把自己使用的所有工具及其使用方式列一个表,始终要记住你赖以组织安排工作和生活的任何东西都是一个工具:便笺贴、iPhone应用程序、邮箱(实体的或电子的)以及手头可用的任何东西。然后,对你之所以如此行事的前提予以检讨。尽量明确在什么地方、什么时候,你所采用的方法会失效—毕竟每一种组织方法都有其效应拐点。一个好计划就是尽量确定拐点在哪儿,并能找到绕开拐点的途径。

 

当我试图确定该使用哪种工具的时候,我会自问几个有关信息目标的问题:我为什么需要这一信息?今后我会如何使用、何时使用以及在何处使用这一信息?这条信息的有效期有多长?除我之外,还有谁能从中受益?

 

何时适宜使用纸质文档

把材料从大脑中移走。我喜欢使用纸质文档,原因之一就是不用把内容记在脑中。记在纸上感觉更踏实、更可靠,也更顺手。我喜欢用笔记下偶然闪现的念头,或者是一直困扰自己的问题,通常都是在非常忙碌的时候这么做。记在纸上还有一个好处,就是可以随时随地在小本上写下点点滴滴的内容。 解决问题。把一些内容随手写在纸上也有助于我灵机一动,计上心来。

拿着一张张纸走来走去,大脑得以在不同的内容之间建立联系,从而找到孤立思考时想不到的解决方案。你也可以试验一下这个方法。只要把记事本上的纸撕下来,写好之后贴在墙上即可。或者去买块比较大的白板,放在办公室里。创造足够的物理空间,让信息能够来回碰撞,让想法得以不断提炼,这样可以激发自己的思维,而这也是死盯着电脑屏幕无法做到的。我建议你把解决问题时捕捉到的想法和需要用到的信息写在纸上,而不是把仅仅需要被动参考的内容写在纸上,原因就在这里。

消化吸收写下来的信息。在我必须要阅读某些材料并对此作出反应的时候,我也倾向于使用纸张。把纸质文件悉数保存起来,然后定期清理无用文件。如果这种方法对你无效,也还有其他办法可以尽量减少纸质文档带来的问题。每次查看纸质文档的时候,可以将其扫描下来,然后以PDF文件保存到计算机上。

保存法务文档。法务文档是我仍然愿意以纸质形式保存管理的另一类信息资料,我也推荐你这么做。首先,在纸上验证签名或签章的真实性要容易得多。而且很多政府机构还是只接受纸质文档。我建议你把最重要的纸质法务文档(诸如遗嘱、委托书、合同之类)保存在保险柜里,或者存放在银行的保险箱里。同时也要尽量形成这些资料的PDF文档。

 

上述内容可以概括为:

  • 为亟待处理的事情写便条
  • 为一筹莫展的事情寻灵感
  • 给有待解决的问题找方案
  • 为金融税务及法律事务存文件

纸质文档在这些方面发挥的作用十分出色。

纸质文档的不利之处

纸质文档在其他场合经常是不够理想。在以下场合,我建议你不要使用纸质文档:

内容繁多的时候。无论什么时候,只要有大量无序存储的信息,纸质文档都不是很好的选择。利用纸质文档,无法实现快速查找,而在计算机中以数字形式存储信息时,则可以快速找到有关内容。要在纸质文档中找到特定内容,你只能在自己认为可能出现的地方苦苦搜寻。前面已经讨论过,这可是一件苦差事。此外,笔记本、文件夹之类实物都要占用物理空间。如果把那么多的信息存放在电脑硬盘或互联网上,这要比在租金昂贵的办公室里安放文件柜便宜得多,而且也实用得多。

自己不知道何时何地用到的时候。信息以数字形式存储,比以纸质形式存储具有更大的灵活性。利用数字化工具,你无须事先确定将来在什么地方、什么时候、以什么方式使用相关信息。

别人可能需要使用的时候。有些信息需要跟别人共享,这种信息的最佳存储方式就是以数字形式保存,而不是以纸质文档保存。数字信息比纸质信息更容易共享。

 

你一定要知道的

组织个人信息时,很难决定什么时候用纸质工具,什么时候用数字工具,原因如下。

在随时记录信息方面,纸张是一个极好的工具。不过,纸质工具也有很多局限,特别是跟数字信息存储方式比较,局限尤其明显。

依恋情结、长期习惯、年龄偏好以及信任问题也会影响我们选择哪种工具来组织信息。

我们正处于从纸质工具向数字工具过渡的过程中。一些机构并没有让这种过渡来得更容易。电子文档只是纸质文档的翻版而已,因而无法发掘新兴传媒更好地满足人们要求的方式。

在任何时候,都要尽可能地利用生活中处理信息的目标来引导存储信息的方式—是以纸质形式存储,还是以数字形式存储。

何时使用纸质工具

记在纸上是触发灵感、计上心来的好办法。如果你的目标是解决某个问题或提出一种想法,那就把你想到的随时写在纸上,然后撕下纸贴起来,让写有相关内容的纸片靠在一起,这样可以帮助你纵观全局,把握主题。

如果目标是记住或者真正吸收信息,那就把它打印出来,而不是对着电脑显示器看。在纸上可以注意到从电子文档上无法捕捉到的内容。

如果头脑中考虑的事情很杂乱,那么把它们写到纸上。这个办法简便易行,可以帮助你理清思路。

要确保使用数字格式的信息比用纸质信息更高效。账单就是一个典型的实例。管理电子账单要比使用纸质账单更费劲。

把纸质形式的法务文档存放在安全的地方。不过也要给自己发封电子邮件,以提示自己这些文件放在哪里,同时要把法务文档的PDF版本作为附件。有谁应该掌握这些文件的副本并且应该知道原始文件的存放位置,也可以把电子邮件抄送给他们。

随身携带一个小记事本。不能在电脑或手机上输入文字的时候,你可能需要这样一个小本来快速记事。

什么时候选用数字工具

当有很多随机信息的时候,或者需要与别人共享信息的时候,应该首选数字化信息存储,而不是使用纸张工具。采用数字化信息存储,会有更多的信息访问方式,你也不大可能找不到信息,信息共享和信息搜索都很容易实现。

虽然应该保存(诸如遗嘱与合同之类)重要文件或机密文件的纸质版本,但也应该留存其电子版本,以备原始文件丢失或损毁时使用。这些电子文件同样也可以快速搜索查看。

可以考虑把较为重要的文档存放到网上,这样就不必担心信息的存储介质日后会过时和遭到淘汰。

如有可能,尽量使用语音信息转换成文本内容的业务。这样就不必在收听语音信息的时候手忙脚乱地作记录。这还能提供一个可搜索的书面文档,便于与别人共享。

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