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建立和积累你的小系统(1)

前段时间在我构架的时间管理系统–简版里提到过小系统:

构架你的生活,建立100个以上的小系统,持续提升处理效率。胜间和代在她的书说要建立200个以上,我目前只建立100多个。

实际这并不是什么新的东西,不少书的都提到这个概念,比如胜间和代的《时间投资法》,柳比歇夫的《奇特的一生》,下面的内容是从《奇特的一生》是摘录的:

“ 每个科学家在某种程度上都有一种特性,那就是要把混乱的东西归纳成体系,发现其内在的联系,总结其规律性。但对柳比歇夫来说,分类则是他主要的学术研究。分类同太阳系,同元素表,同平衡系统,同植物分类,同血液循环系统都有关系:无处不存在着体系,到处他都能发现体系。
搞分类学是他的使命;分类学能引伸出哲学、历史;分类学是他的武器。
他在自己一九一八年的札记中建立了一个又一个的体系,甚至建立了令人发笑的体系——他的傻劲有时是有用的,有时是有害的,有时是进步的,不一而足。他写到大学章程的缺点,就立刻要求建立一个体系,规定章程的体系。
他用各种各样的体系把日常生活安排得井井有条:他有保管资料的体系、通信的体系、保存照片的体系等等。无数的日期、姓名、事件,亚历山大·亚历山德罗维奇·柳比歇夫应用起来简直得心应手,这是因为他把这些材料都按一种巧妙的体系分别铭刻在头脑之中。至少可以这么认为,当需要的时候,即使不能“记忆如泉涌”,他也能象从书架上抽出一本需要的手册一样,在脑中找到这些材料。 ”

 

小系统是一种经验的积累,每个人都在有意无意的使用,我只是把这方法更明确的提出来,通过有意识的去建立和积累你的小系统,提高你的生活效率。

分享一下前几天在微博上的回复,有时间我再继续写:

刚开始的时候,我对积累和建立小系统不以为然,后来慢慢的在实践中发现它的优势所在。当一件事情有小的流程存在,就可以根据情况进行调整。比如拿思维导图那个博客来说,我把文章做成模板,里面的格式基本稳定。按照固定的步骤进行执行比如:

1、在思维导图里把图片导出

2、上传图片到网盘,在文章中修改下图片地址

4、上传思维导图到网盘,在文章中修改下载地址

5、加入书评,排版。

我从应用这个模板和这个流程这后,整体的发文时间缩短了差不一半。

 

小系统包括确认清单,模板。自动化脚本、定期提醒等多种方法。主要就是把可以重复使用东西做成确认表或模板,形成标准化,然后根据自己的情况进行改进和积累,以实用为主。比如出差物品确认单、Word、PPT模块,Excel公式、电话流程。

 

不单是自己使用,还可以把部分工作委托给其它人,然后用确认表或模块进行检查进度,这样能减少很多麻烦。

这些小系统,一定有些常用的,有些不常用。当你持续改进一段时间之后,能在一些很小的事项上节省了不少时间。同时能让你做得又快又好,减少出错的可能。经常有些事情非常的无聊,你可以记录每次的完成时间,看看效率提高了多少。同时还可以练习对时间的感觉。

 

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