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《结果第一》中作者总结的GTD体系(1)

前段时间有人向我要《Getting Things Done》(中文版译为《尽管去做:无压工作的艺术》)的思维导图,好象自己还真没有做过,我会找时间做成思维导图。在艾伦写的GTD第二本书《结果第一》,在书中的第五部分中作者总结了GTD体系的基本要点,这部分就是《Getting Things Done》的整体框架了,跟大家分享一下。

 

这本书也是我推荐时间管理类图书豆列的中一本,如果你对时间管理有兴趣,一定要看一下这个豆列: 知识分享–开始进行《时间管理》类图书主题阅读

 

工作流程的5 个阶段


这是一种实现水平控制的指南—–怎样去把握、认识并处理好自己的全部承诺。第2 阶段和第3 阶段会在“处理及组织工作流程图”中进行更深入的说明,但在这个流程真正成为人们的习惯之前,它是一种放在你办公桌上非常有效的工具。


1. 收集


 捕捉在你的文件篓、电子邮件、笔记本和语音邮件等中吸引你注意力的任何事物和所有事务,从而使他们从你的短期记忆中脱离出来 尽量少用收集工具,但也要尽量去满足你的要求要通过处理和组织去定期清空他们。

 

2. 处理

  • 处理你收集到的项目(确定你收集到的材料)。
  • 如果你无法处理某个材料,你就可以扔掉它,或留待日后处理,或者将其列为参考文件。
  • 如果你能处理某个材料,那么你要确定随后采取的具体行动,也就是你的处理(如果不足两分钟)、指派(并查看待处理工作清单)或延迟(列在行动提示清单上或在行动文件夹中)的具体行动。要是某项行动无法封闭这个循环,那么你就要承诺确定为一种项目,同时将其列在项目提示物清单上。

3. 组织


  • 当你将自己的信息处理到合适的可检索和可检查的类别内时,你要对结果进行分组,四大关键行动类别包括:
    • 项目(你决心完成的项目)
    • 日历(具体的某一天或某个时刻计划采取的行动)
    • 后续行动(要尽早采取的行动)
    • 等待(其他人应该完成的你所关心的项目与采取的行动)
  • 添加这些清单的次级类别,如果他能方便使用的话(电话、差事、在家里、在计算机旁等)
  • 添加影响你更长远目标和价值的清单。
  • 添加可能达到预期效果的清单(工作说明、事件起因清单或组织图等)
  • 对于那些无须采取行动但要求进行检索的信息和材料,你要建立一种参考归档系统。
  • 对于以后可能采取行动的诱因,你要建立一种存储系统(某天/可能清单、日历和难题)
  • 为所需的项目建立辅助信息文件(可以存储在参考系统或待处理领域)

 

4. 检查

  1. 每天都要检查日历和行动清单(或者当你可能采取其中某项行动时)
  2. 进行每周一次定期的审查,从而清理、更新、维持和提高你的系统。
  3. 尽量多审查那些目标、价值观和远景规划的长远清单,从而确保项目清单的完整性和新颖性。

 

5. 行动

  • 根据你可能采取的行动(背景)、你的时间和精力、以及你的优先事项来选择自己应该采取的行动。
  • 通过建立独立有效的、随时可供审查的行动提示物系统,相信你对于整个决策行为的直觉,就可以保持自己的灵活性。
  • 通过坚持不懈、经常性的关注那些优先事项来保证自己最直觉的选择。(“我做X,而不是Y 的实际价值是什么呢?”)每隔适当的时间去重新审视和调整自己的承诺,那些你在自己的生活和工作的各个层面上做出的承诺,例如:
    • 跑道—–当天的行动(每天)
    • 一万英尺——当前的项目(每周)
    • 两万英尺——当前的责任(每月)
    • 三万英尺——一至两年的目标(每季度)
    • 四万英尺——三至四年的目标(每年)
    • 超过五万英尺—–职业、目的和生活方式(一年以上)

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