主页 > 学习方法 > 一次性学会笔记的技术(3)行事历九法:让工作目标一目了然

一次性学会笔记的技术(3)行事历九法:让工作目标一目了然

本系列的所有文章都转自《經理人月刊.NO.63期.一次學會,筆記的技術》,跟大家分享。

第一步:确认目标

回想学生时代,你是否想过曾经设定这样的目标:要进入XX大学,考试必须达到XX分,数学要考AA分以上,英语要考BB分以上

《弘兼史教你活用记事本》一书指出,学生时代学会的Know-How,没有道理工作以后就不能使用,先确立自己想要达到的主目标。(例如成立销售业绩第一的业务员),然后以树状展开,将主目标分解成数个阶段目标,就能具体看见自己从现在起该做什么,并以此安排行事历。

 

第二步:用倒推法确定计划:从终点反推

细致的安排是达成目标的关键。要达成目标,,确认在哪个时间前要做哪些事十分重要。他建议以倒推法来做规划,先计算出下一个阶段目标距离现在大约还有多少时间,据以排出详细的年度计划、月度计划、周计划和日计划。并遂一填写在行事历中。

 

第三步:在显眼处写下一年的目标

思考年度计划是年度目标最终达成的先决条件要素。弘兼建议的作法是,将年度目标从大到小、一项一项写在年行事历的上方明显、或是随身笔记本的第一页,内容必须包括工作、家庭、兴趣等各种年度目标,而且务必写得翔实。

必要时,也可以将各项年度目标加框,或用粗体、颜色特意加以标明,强迫自己每次翻阅行事历时都会注意到,才不会半途而废。

 

第四步:年行事历:记下主要活动,把握全体样貌

有了年度目标之后,接著还应在一年之初,在行事历上填写上已知工作日程、重要企划或私人活动,并用 <–>标记出哪些时间已被填满,哪些时间仍属空闲,如此就能概算出自己有多少时间完成各项目标。甚至粗略计算出相关花费。弘兼强调以长期视野清楚掌握整体样貌是年行事历最重要的功能。

 

第五步:使用记号笔,标记重大事项

每月开始时,应回头检视年度目标,将当月待办事项填写月行事历,并在空白处醒目地标记。弘兼建议,可以用荧光笔或红笔,将重大预定事项特别标示出来,或是将公事和私事用不同颜色做区分,务必做到一眼分清。不过行事历可写字的空间通常有限,所以文字立求简洁,必须时使用代号也无妨。

 

第六步:切割版面,让工作规划更加合理完善

在行事历上区分出上午和下午、公事和私事等空间,也是私兼推荐的做法,有助于分清当日预定要做的事,是否比重失衡?例如,某天下午时段,陆续被填入6项企划案完成日,显然难以达成,这时就必须尽早从新安排工作。

《笔记女王的手帐活用术》作者林佩玲建议用十字,将月行事历上的每格区分为四象限,分别代表重要、紧急、不重要、不紧急,然后填入当日工作,如此就能知道哪些事属于必办事项,不得遗漏。

 

第七步:醒目标示非预期、不确定事项

订完年度目标和月度目标后,本周目标也必须写在行事历上的醒目位置,做为提醒。

弘兼提醒,除了明确填入出预定的内容、正确的时间、场所、对象、及电话等基本资料之外,也要格外留意和特别标示出不是自己的预定事项(例如周二~周五上司出差)和未确定的预定事项(例如周三下午总部主管可能会来)这两种资讯,因为它们往往会对行动安排产生重大影响,甚至打乱原计划。

 

第八步:制订检查表,避免遗忘与拖延

碰到没有非在某个时间点执行的工作(例如去邮局续订杂志、报纸),林佩玲建议应将此类事项列在每日行事历上方,并画上检核表做为提醒,否则很容易一忙就忘记了,甚至一天拖过一天。

 

第九步:使用便利帖,扩充版面空间

如果因为行事历空间较小,不够写上众多待办事项时,林佩玲建议可用小张便利帖帖在行事历上,以创造额外空间、发挥提醒作用,还可在当日末完成之际,直接将便利帖移动其它时段。

当然如果某件工作不断被延后执行,甚至帖的便利帖都没有粘性了,那就代表这件事基本不必做,可以直接删除了。

, , ,

评论:1

参与评论
  1. 回复 UGG 10/10/29

    恩。精品· 我也要努力学一下才行

发表评论

电子邮件地址不会被公开。 必填项已用*标注


顶部

无觅相关文章插件,快速提升流量